Una empresa tiene la obligación de tener un inventario de sus existencias, y además es interesante hacerlo por muchas razones. Para que veáis la importancia de este tema, vamos a empezar por el principio: 1. ¿Qué es un inventario? Es un conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender, bien en el mismo estado o bien después de haber sido transformados. 2. ¿Por qué tener un control sobre el inventario físico de sus existencias?

  • Contablemente: el motivo y base fundamente de una empresa en comprar y vender y ganar dinero en esta transacción, de ésto depende que una empresa obtenga al final del ejercicio contable Pérdidas o Ganancias, y de ello que los resultados y los impuestos a realizar al cierre del ejercicio resulten de un modo u otro. Llevar un control de sus existencias es necesario para poder prever y anticiparse a los resultados contables, a los beneficios o las pérdidas que se van a obtener, a la previsión de tesorería que va a realizar para hacer frente a los correspondientes impuestos, y por extensión y posibilidad, a una posible inspección de Hacienda... Nuestra experiencia en estos casos se puede resumir en una pregunta que puede resultar de mayor o menor complejidad responder según la gestión que se haya realizado de su almacén/inventarío: Ha tenido pérdidas en el ejercicio según refleja su contabilidad, ¿dónde están las existencias que (supuestamente) NO ha vendido y deberían estar en el almacén????
  • Ahorro de costes: ya sea una gran empresa o una empresa más modesta, el inventario puede ser un “agujero negro” en el que se pierde dinero año tras año y sin saber porqué ni cómo solucionarlo. En muchas empresas se pierde el control de qué hay en el almacén, qué caducidad tiene el producto o si ha pasado de moda… deberíamos de poder responder a estas preguntas al pensar qué hay en el almacén: ¿se le va a dar utilidad?  ¿el producto x ocupa un gran espacio valioso y deberíamos descatalogarlo ?? ¿tenemos reservas suficientes o habría que pedir más… ? ¿estamos vendiendo el producto que más tiempo lleva en el almacén o salen los pedidos con las últimas unidades recibidas?… todos estos factores pueden hacen, y lo harán, que su empresa no optimice costes.
  • Organización: por muy “latoso” que pueda resultar, en el momento de realizar el inventario se debería de parar las entradas y salidas de mercancías del almacén. Para realizar un inventario se debería clasificar los bienes dividiendo entre los que son partidas de activo circulante (existencias del almacén) y partidas de activo fijo ( maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos…. ), respecto a los bienes consumibles ( papel, bolis, papeleras, cartuchos tinta, bombillas….) se puede valorar lo que hay en la oficina y meterlo en una u otra partida, según su valor.

3. ¿Cuándo hacer el inventario?  realmente el momento de realizar el inventario dependerá de la organización interna de la empresa y de la funcionalidad de los productos, incluso la temporalidad, si es que la tienen, es un factor a tener en cuenta a la hora de realizar el inventario. Aconsejamos realizar mínimo un inventario anual, y la fecha idónea es antes de que termine el año en curso, ya que suele ser contablemente el fin del ejercicio. 4. ¿Cómo realizar el inventario?

  • Según el movimiento y el uso del producto: si son productos y materiales de uso constante y que siempre debe de haber existencia de ellos en el almacén, la renovación del producto se suele realizar según el consumo, la caducidad, la periodicidad…. se puede clasificar por:
    • materias primas: materiales para realizar los componentes
    • componente: materiales para realizar el producto final o submontajes
    • materiales obsoletos: fuera de uso, mejor quitárnoslos de encima porque generan gastos y pérdidas de espacio.
    • materiales para consumo y reposición: aceites, combustibles, productos de limpieza, repuestos, material de oficina…
    • embalajes y envases: necesarios para almacenar y /o  transportar nuestro producto.
  • Según el producto productivo: productos que fabrica la empresa, se pueden clasificar según el tipo de producto en:
    • en curso de fabricación: materiales y componentes que forman parte del producto.
    • semi-terminados: a la espera de completar el proceso de finalización.
    • terminados: destinados al uso/consumo  final.
    • sobrantes: existencias que no son necesarias o que no están en buen estado.
    • subproductos: son accesorios y secundarios a la fabricación principal, por ejemplo residuos que puedan generarse…
  • Según procedencia: productos que se adquieren en el extranjero, nacionales que no están terminados, especialidades locales…

5. ¿Cómo gestionar un inventario de existencias?  Hay muchos modos de realizar un inventario, dependiendo del producto y su periodicidad será más aconsejable realizar un tipo u otro de inventario. Si tenemos en cuenta que el objetivo de la gestión de un inventario es, primordialmente, la minimización de costes. Para ello, entre otras cosas, debemos tener una gestión de aprovisionamiento óptima (sucede cuando los costes de gestión de stock de producto son mínimos), y tener en cuenta estos factores:

  • ¿cuándo necesito determinar las existencias de este artículo ?
  • ¿cuándo tendría que pedir más existencias? ¿cuál es el momento de realizar el pedido?
  • ¿qué cantidad de pedido debo hacer?  teniendo en cuenta el Stock mínimo y máximo de cada producto.

Os facilitamos esta HERRAMIENTA GRATUITA para que podáis llevar el control de vuestro inventario.  Si necesita más información al respecto estaremos encantados de atenderle, llámenos al 91 395 23 58 o envíenos un e-mail

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5 PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA REALIZAR UN INVENTARIO DE EXISTENCIAS
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5 PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA REALIZAR UN INVENTARIO DE EXISTENCIAS
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POR QUÉ ES IMPORTANTE HACER UN INVENTARIO DE EXISTENCIAS, SEA CUAL SEA EL TAMAÑO DE TU EMPRESA Y CINCO PUNTOS IMPORTANTES QUE HAY QUE TENER EN CUENTA ANTES DE HACERLO.
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