Una empresa tiene la obligación de tener un inventario de sus existencias con el fin de controlarlas, ver posibles mermas, robos y controlar su impacto en la cuenta de resultados. Además, es interesante hacerlo por muchas razones. Para que veas la importancia de llevar un buen control de las existencias, vamos a empezar por el principio:
1. ¿Qué es un inventario?
Es un conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender, bien en el mismo estado o bien después de haber sido transformados.
2. ¿Por qué tener un control sobre el inventario físico de sus existencias?
- Contablemente: el motivo y base fundamente de una empresa en comprar y vender y ganar dinero en esta transacción, de esto depende que una empresa obtenga al final del ejercicio contable pérdidas o ganancias, al cierre del ejercicio fiscal. Llevar un control de sus existencias es necesario para poder prever y anticiparse a los resultados contables, a los beneficios o las pérdidas que se van a obtener, a la previsión de tesorería que va a realizar para hacer frente a los correspondientes impuestos, y por extensión y posibilidad, a una posible inspección de Hacienda... Nuestra experiencia en estos casos se puede resumir en una pregunta que puede resultar de mayor o menor complejidad responder según la gestión que se haya realizado en el caso de que haya tenido pérdidas: ¿Dónde están las existencias que NO ha vendido y deberían estar en el almacén?
- Ahorro de costes: el inventario puede ser un “agujero negro” en el que se pierde dinero año tras año y sin saber porqué ni cómo solucionarlo. En muchas empresas se pierde el control de qué hay en el almacén, qué caducidad tiene el producto o si ha pasado de moda. Deberíamos plantearnos cuestiones como ¿se le va a dar utilidad?, ¿el producto ocupa un gran espacio valioso y deberíamos descatalogarlo?, ¿tenemos reservas suficientes?, ¿estamos vendiendo el producto que más tiempo lleva en el almacén o salen los pedidos con las últimas unidades recibidas? Estos factores pueden hacer que no optimices los costes.
- Organización: por muy complicado o desesperante que pueda resultar, en el momento de realizar el inventario se debería de parar las entradas y salidas de mercancías del almacén.
Para realizar un inventario se debería clasificar los bienes dividiendo entre los que son partidas de activo circulante (existencias del almacén) y partidas de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos…. ), respecto a los bienes consumibles (papel, cartuchos tinta, bombillas….) se puede valorar lo que hay en la oficina y meterlo en una u otra partida, según su valor.
3. ¿Cuándo hacer un inventario?
Realmente el momento de realizar el inventario dependerá de la organización interna de la empresa y de la funcionalidad de los productos, incluso la temporalidad, si es que la tienen es un factor a tener en cuenta a la hora de realizar el inventario. Aconsejamos realizar mínimo un inventario anual, y la fecha idónea es antes de que termine el año en curso, ya que suele ser contablemente el fin del ejercicio.
4. ¿Cómo realizar el inventario?
Según el movimiento y el uso del producto: si son productos y materiales de uso constante y que siempre debe de haber existencia de ellos en el almacén, la renovación del producto se suele realizar según el consumo, la caducidad, la periodicidad…. se puede clasificar por:
- Materias primas: materiales para realizar los componentes que se fabrican en la empresa.
- Componentes: materiales para realizar el producto final o submontajes.
- Materiales obsoletos: fuera de uso, mejor quitárnoslos de encima, ya que generan gastos y ocupan sitio.
- Materiales para consumo y reposición: aceites, combustibles, productos de limpieza, repuestos, material de oficina…
- Embalajes y envases: necesarios para almacenar y /o transportar nuestro producto.
Según el producto productivo: productos que fabrica la empresa, se pueden clasificar según el tipo de producto en:
En curso de fabricación: materiales y componentes que forman parte del producto.
Semi-terminados: a la espera de completar el proceso de finalización.
Terminados: destinados al uso/consumo final.
Sobrantes: existencias que no son necesarias o que no están en buen estado.
Subproductos: son accesorios y secundarios a la fabricación principal, por ejemplo residuos que puedan generarse…
Según procedencia: productos que se adquieren en el extranjero, nacionales que no están terminados, especialidades locales…
Si necesitas ayuda en nuestra asesoría fiscal en Madrid nuestros asesores pueden ayudarte y asesorarte en el mejor modo de hacerlo.
Cristina Pérez
Marketing y Atención al cliente