Llega final de año y has visto tu nómina reducida para compensar las retenciones que no se habían practicado hasta el momento, hasta la fecha no tenías conocimiento de que se estuviesen practicando mal las retenciones en tu nómina y esto es una sorpresa, y no de las buenas… ¿Por qué pasa esto? ¿Cómo puede evitarse? ¿Tiene la empresa derecho a hacerlo?
Es muy común que en estos meses de final de año la empresa regularice las retenciones que se practican en tu nómina y puede que te hayan estado reteniendo menos de lo que debían, por lo tanto se debe regularizar la situación aunque ello signifique que cobres menos en estas últimas nóminas del año, te guste más o menos esta situación, es obligación de la empresa realizar la retención correcta y regularizarla antes de que finalice el año en caso de que no sea la adecuada. (Art.99.2 R.D. 35/2006 IRPF)
Como todos sabemos, en tu nómina mensual se retiene una cantidad a cuenta de los pagos que tendrías que realizar en tu Declaración de la Renta, esta retención depende de varios factores que pueden cambiar durante el año, por lo que es importante mantener informada a la empresa y/o asesoría de cualquier cambio en tu situación personal o profesional que pueda afectar a estos cálculos.
1. ¿DE QUÉ DEPENDE LA RENTENCIÓN A CUENTA DEL IRPF EN LA NÓMINA?
Pues bien, hay varias circunstancias que pueden hacer que varíe el porcentaje que te retienen en la nómina a cuenta del IRPF, las circunstancias/factores básicos que se tienen en cuenta para hacer estos cálculos son:
- Tu Salario bruto anual, y es progresivo, es decir, dependerá de la cantidad que ganes el % de retención.
- Tipo de contrato laboral que tengas, según fecha de inicio y fin, o cambio de contrato temporal a indefinido…
- Estado civil
- Número de personas a su cargo, tanto descendientes como mayores de 65 años.
- Si el trabajador tiene algún grado de discapacidad, movilidad reducida o la necesidad de ser ayudado por terceras personas.
- O si tiene algún familiar discapacitado a su cargo.
- Si hay pensiones compensatorias a favor del cónyuge o pensión de alimentos a favor de los hijos.
- Si ha realizado pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda utilizando financiación externa.
Si alguno de estos factores cambia durante el año se debe de comunicar a la empresa para que cambie el tipo de retención que nos está aplicando en nómina. Esta comunicación se debe de hacer cumplimentando el modelo 145 (descárgalo aquí)
En caso de que el cambio dependa de la empresa, por ejemplo, que se aumente el salario o un cambio en el tipo de contrato, la empresa deberá modificar la retención en la nómina del mes siguiente. Si por el contrario es la situación personal del trabajador la que cambia, será el trabajador el que tenga la obligación de comunicarlo a la empresa para que realice los cálculos y modificaciones oportunas, tal y como dicta el artículo 87 del Reglamento del IRPF: se tendrá que comunicar en el plazo de diez días desde que tales situaciones se produzcan y se tendrán en cuenta en la primera nómina a confeccionar con posterioridad a esa comunicación, siempre y cuando resten, al menos, cinco días para la confección de la nómina.
2. ¿QUÉ OCURRE SI LA EMPRESA ME RETIENE POR DEBAJO DE LO QUE DEBERÍA?
Esta situación suele darse en el caso de contratos temporales en los que el periodo de trabajo va a ser corto y por lo tanto la empresa puede retener lo mínimo para que la nómina del empleado se vea más “sustanciosa” aún a riesgo de que en su declaración de la renta el resultado sea a pagar por no haber sido suficiente la cantidad retenida. En estos casos el empleado Sí puede pedir a la empresa que retenga más cantidad mensual para no llevarse sustos.
3. ¿CÓMO PUEDO SABER SI LA EMPRESA ME RETIENE LO QUE DEBE? ¿PUEDO PEDIR QUE SE MODIFIQUE?
En el caso de que la empresa esté reteniendo menos de lo que debería será la empresa la encargada de regularizarlo ya que esto puede conllevarle sanciones de entre el 50 y el 150% del importe dejado de ingresar. Ahora bien, si esto se produce porque el trabajador está proporcionando datos falsos o incompletos para que la empresa practique una retención menor en la renta, debes de tener en cuenta que Hacienda podrá sancionar al empleado con cantidades que oscilan entre un 35% y 150% del importe que se ha dejado de retener (artículo 205 de la Ley General Tributaria).
Si la empresa está reteniendo más de lo que debería según tus circunstancias profesionales y personales sí puedes solicitar que lo regularice y disminuya el % de la retención.
Para hacerte una idea puedes acceder a esta herramienta de Hacienda en la que introduciendo tus datos personales y profesionales te indican cuál es la retención que se te debería de estar practicando en la nómina a cuenta del IRPF, (Consultar el Art. 85 del Real Decreto 439/2007 Reglamento sobre IRPF).
En el cálculo de las retenciones de IRPF en la nómina se tienen en cuenta las personas con hijos a cargo, o mayores de 65 a su cargo, las posibles minusvalías… hay que tener en cuenta que en el Real Decreto 142/2024 , se establece que no se practicará retención sobre los rendimientos del trabajo cuya cuantía no supere el importe anual reflejado en el siguiente cuadro en función del número de hijos y otros descendientes y del estado civil del contribuyente.
4. ¿CUÁNDO REALIZA LA EMPRESA ESTOS CÁLCULOS Y LOS CAMBIOS OPORTUNOS?
La empresa suele regularizar las retenciones trimestralmente para que no se produzcan desajustes por los cuales podría tener sanciones, como hemos comentado anteriormente. Ahora bien, en este último trimestre del año realiza estos ajustes mensualmente.
5.¿Y QUÉ OCURRE CON LOS NO RESIDENTES?
Como norma general si su empresa cuenta con empleados no residentes en España (recordamos que serán los que vivan en territorio español por un tiempo inferior a 183 días anuales, en caso de ser más de 183 días podrían acogerse a la Ley Beckham) deberá retener un 24%* en su nómina siempre que el trabajador pertenezca a un Estado que no tenga Convenio de Doble imposición con España. Esta situación se seguirá cumpliendo aunque haya un convenio de doble imposición si la empresa que paga el salario es residente en España. En caso de que no fuese así y exista un convenio de doble imposición con el empleado desplazado, las rentas del trabajo tributarán según las normas del país de residencia del trabajador.
Recordamos que la acreditación de no residencia en España debe de solicitarla el trabajador en el país donde resida, para justificar esta situación.
*Excepciones:
Este 24% podría ser reducido posteriormente a un 19% en caso de residentes de la Unión Europea, Islandia, Noruega o Liechtenstein (ver países).
Esto puede suceder porque el trabajador se acoja al Régimen opcional para personas físicas residentes en la Unión Europea y en el Espacio Económico Europeo, siempre y cuando cumplan los requisitos necesarios ( Orden HAP/2474):
a) Que haya obtenido durante el ejercicio en España por rendimientos del trabajo y por rendimientos de actividades económicas, como mínimo, el 75 por ciento de la totalidad de su renta siempre que tales rentas hayan tributado efectivamente durante el período por el impuesto sobre la Renta de no Residentes.
b) Que la renta obtenida durante el ejercicio en España haya sido inferior al 90 por ciento del mínimo personal y familiar que le hubiese correspondido de acuerdo con sus circunstancias personales y familiares de haber sido residente en España siempre que dicha renta haya tributado efectivamente durante el período por el Impuesto sobre la Renta de no Residentes y que la renta obtenida fuera de España haya sido asimismo inferior a dicho mínimo.
Para optar a esta reducción el trabajador deberá de cumplimentar y presentar el modelo correspondiente en Hacienda a partir del 2 de Mayo del año siguiente al que se le hayan practicado las retenciones, podría solicitar esta devolución durante los 4 años siguientes, y en un plazo de 6 meses Hacienda deberá resolver la solicitud o desestimarla por silencio administrativo.
En el caso de que hablemos de países fronterizos: Francia y Portugal, los empleados que residan en estos países y se trasladen cada día a su puesto de trabajo en España para regresar después a su domicilio, tributarán en el país de domicilio (Francia o Portugal) y no se practicarán retenciones en su nómina para evitar la doble imposición.
Si estás en una de estas circunstancias o tienes dudas, antes de «aventurarte» te recomendamos consultar tu situación y cuál es el mejor modo de hacer las cosas con una asesor especializado en el área que valore todos los puntos y te recomiende cómo proceder para evitar problemas futuros.
Cristina Pérez
Responsable Comercial y Marketing